Обзор сервисов по автоматизации финансов для бизнеса

Сейчас без автоматизации финансов бизнес находится с неравной конкурентной борьбе. И рано или поздно у собственника встанет вопрос выбора сервиса, чтобы эти самые финансы автоматизировать.

Есть ОДДС. Есть ОПиУ. Где-то есть баланс. Где-то обещают интеграции, автоматизацию, аналитику по проектам. Но собственнику от такого обзора не всегда легче. Ему нужно понять не просто “что умеет сервис”, а подойдет ли он именно под его бизнес.

Поэтому разберу этот вопрос на примере одной компании.

Итак, компания “Строй Плюс” занимается стройкой домов, дорог (подряд) и ремонтом домов и офисов. Это группа компаний, есть ООО и ИП. Каждое юридическое лицо это отдельное направление деятельности. ООО на общей системе налогообложения, а ИП на УСН доходы минус расходы. Совокупные обороты за 6 месяцев составили 136 млн. руб. Есть сотрудники офиса и прорабы, в основном привлекают подрядчиков. Есть расчетные счета у каждой компании, карта у ИП, большая часть расчетов производится наличными, учет не ведется. По подрядным работам сделки длятся от 3 месяцев и выше, закрытие сделок происходит поэтапно. Материалы закупаются отдельно под каждый проект, складского хранения материалов нет. При выполнении работ арендуют строительную технику, но недавно приобрели собственную технику. По направлению ремонт есть и короткие, и длинные сделки, от 1 до 6 месяцев. Позднее выяснится, что есть еще одно юридическое лицо и одно направление деятельности – производство. Учет начали вести в 1С:УНФ. Собственник пришел с таким запросом: хочет понимать, сколько зарабатывает на каждой сделке; непонятно, сколько выводить дивидендов (особенно важно в направлении ремонт, т.к. туда вкладываются собственные средства собственника). Учет проектов ведет в табличках – ведет перечень сделок, вручную прикрепляет платежи к сделкам, но нет уверенности, что что-то не потерял.

Рассмотрим некоторые сервисы по автоматизации управленческого учета: 1С:УНФ, ПланФакт, Adesk, Финолог, КУБ24, Финтабло, Финансист.

Важно смотреть на несколько важных критериев.

Первое - сервис должен поддерживать проектный учет. Потому что для этой компании ключевая единица управления – не просто юрлицо и не просто статья расходов, а конкретная сделка или объект.

Второе – нужна нормальная работа с долгосрочными и поэтапно закрываемыми контрактами. Для стройки это критично. Если сервис не помогает отражать экономику таких сделок корректно, прибыль по проектам будет искажаться.

Третье – важна возможность интеграции с 1С:УНФ. Раз учет уже начали вести в 1С, дублировать все руками в еще одной системе – плохая идея. Это снова приведет к ошибкам, потере данных и лишней нагрузке на команду.

Четвертое – сервис должен помогать видеть не только деньги, но и прибыль, баланс и сумму безопасного вывода средств.

Потому что запрос собственника не ограничивается ОДДС. Ему нужно понять, сколько бизнес действительно зарабатывает и сколько можно забрать без ущерба для компании.

Пятое – сервис должен быть удобен для нескольких юрлиц и нескольких направлений, разных систем налогообложения. Потому что у компании уже есть группа, а дальше структура становится еще сложнее. А что касается общей системы налогообложения, то важно, чтобы в сервисе была возможность очищать выручку и расходы от НДС.

Начну с 1С:УНФ, потому что именно в ней компания уже начала вести учет. Для «Строй Плюс» это логичное решение как операционная база. В такой системе удобно собирать первичку, движения денег, закупки, реализации, сотрудников, расчеты, основные средства и прочее. Для бизнеса, где есть подряд, техника, наличные и безналичные операции, несколько юридических лиц и разные направления, и учет проектов, это важно.

Но как единственный ответ на запрос собственника 1С:УНФ я бы не рассматривала. Почему? Потому что собственник хочет не просто вносить документы. Он хочет видеть, сколько зарабатывает на каждой сделке, сколько можно выводить, и быть уверенным, что ни один платеж не потерян. То есть ему нужен не только учетный контур, но и удобный управленческий слой поверх него.

Поэтому для этой компании 1С:УНФ – это хороший фундамент. Но не финальная точка. Скорее, это база, к которой уже подбирается сервис для управленческой аналитики и / или визуализации.

ПланФакт – универсальный сервис, который используют компании из разных сфер, в том числе строительные и проектные организации. В нем есть три базовых отчета – ДДС, ОПиУ и баланс, платежный календарь и интеграция с 1С. Из базы 1С можно загружать операции с товарами и услугами, банковские и кассовые документы, контрагентов и другую связанную информацию.

Для «Строй Плюс» это плюс. Сервис можно встроить в текущую архитектуру учета, не заставляя команду повторно собирать все с нуля.

Но я бы не ставила ПланФакт на первое место именно для этой компании. Причина в том, что для такой компании ключевая задача – это не просто получить набор отчетов, а именно глубоко видеть экономику длинных подрядных сделок и проектов. ПланФакт выглядит как хороший универсальный сервис, но в описании его функционала нет сильного акцента на поэтапную работу с долгосрочными контрактами. А для стройки это важный момент. И насколько мне известно, метод начисления в данном сервисе реализован специфическим образом. Начисление реализовано через признание обязательств, а это возможно только при покупке всех модулей, в том числе и баланса.

Мой вывод такой: ПланФакт компании подойдет частично. Если задача – быстро собрать базовый управленческий контур, увидеть ОДДС, ОПиУ, баланс и навести порядок в потоках денег, сервис справится. Но если цель – детально видеть прибыль и управлять ею по долгосрочным объектам и поэтапным закрытиям, я бы посмотрела более точные решения.

Сервис подходит проектным организациям, которые ведут несколько клиентов, объектов или проектов. В нем есть ОДДС, ОПиУ с очищением от НДС и баланс. В балансе дополнительно рассчитываются важные для собственника показатели: ликвидность, финансовая независимость и эффективность бизнеса как актива. Есть платежный календарь с прогнозом кассовых разрывов. И, что особенно важно для «Строй Плюс», есть интеграция с 1С: можно синхронизировать деньги, контрагентов, товары, статьи и сделки по договорам, в том числе сведения о приходах и отгрузках. Это уже очень близко к запросу компании.

У «Строй Плюс» сделки идут по объектам. Есть долгосрочные проекты. Есть потребность видеть прибыльность направлений и отдельных контрактов. Есть несколько юрлиц. Если рассматривать 1С в качестве базы, то как раз в такой модели Adesk выглядит логично: 1С остается местом, где живет первичка, а Adesk становится управленческой витриной для собственника.

Дополнительный плюс – в Adesk есть учет по проектам и аналитика по сделкам, а также товарный учет на уровне, достаточном для понимания остатков и себестоимости сделок с учетом накладных расходов. Для «Строй Плюс» этого достаточно, потому что отдельного сложного складского контура у компании нет: материалы закупаются под проект.

Мой вывод: Adesk компании подойдет. Если все действительно выглядит так, как заявлено, то это достаточно хороший инструмент. Но предполагаю, что тоже только при покупке каких-то определенных модулей. Насколько реализовано начисление зарплаты и отражение в разных разделах ОПиУ и уровнях прибыли соответственно.

Финолог – хороший сервис для бизнеса, который хочет уйти от Excel к системному учету без лишней сложности. В нем есть ОДДС, ОПиУ, баланс, платежный календарь, проектная аналитика, гибкие права доступа и автозаполнение операций статьями и проектами.

На первый взгляд кажется, что этого достаточно и для «Строй Плюс». Но здесь есть ключевое ограничение: у Финолога нет готовой интеграции с 1С. Есть API для разработчиков, но это уже отдельная история. А для компании, которая уже начала вести учет в 1С:УНФ и не хочет снова жить в ручном режиме, это слишком серьезный минус.

Собственник и так сейчас ведет проекты в таблицах и не уверен, что ничего не потерял. Если в такой ситуации выбрать сервис без готовой связки с 1С, ручной труд никуда не исчезнет. Но это тоже решаемая задача при возможности использовать метод начисления и добавлять статьи для начисления расходов.

Мой вывод: Финолог можно рассмотреть, но учитывать отсутствие интеграции с 1С. Я не знакома с данным сервисом в работе.

КУБ24 – интересный вариант для бизнеса с оборотом от 2 до 300 млн рублей в месяц. Среди его клиентов много проектных компаний, а сам сервис, кроме управленческого учета, делает акцент на товарной аналитике. В нем есть ДДС, ОПиУ и баланс. ДДС можно строить по кошелькам, направлениям, проектам, точкам продаж и валютам. Есть платежный календарь, интеграция с 1С, эквайрингом, банки, карты физлиц.

Для «Строй Плюс» это очень сильное попадание. Почему? Плюс сервис умеет работать по проектам и направлениям, а это помогает разделить ООО, ИП, строительство, ремонт, а потом и новое направление с производством. Интеграция с 1С тоже важна: данные можно подтягивать из текущей базы, а не пересобирать руками.

Мой вывод: КУБ24 компания может рассмотреть. Так я с данным сервисом не работала, нужно более подробно уточнять по нюансам учета именно в вашей нише.

Финтабло – один из самых интересных вариантов именно под эту компанию. В нем есть ОДДС, ОПиУ и баланс. В ОПиУ видно, сколько собственник может вывести из бизнеса. Есть разделение по направлениям и проектам. Баланс после первой настройки заполняется автоматически, а сам сервис показывает аномалии, если в других отчетах есть ошибки. Есть платежный календарь, интеграция с банками и 1С через дополнительный коннектор за отдельную плату, учет зарплаты и налогов на ФОТ. Учет по проектам реализован через модуль «Сделки», который показывает прибыльность проектов. И самое важное: долгосрочные сделки можно делить на части и учитывать поэтапно, чтобы по частям включать прибыль в отчеты.

Для «Строй Плюс» это очень точное попадание. У компании как раз длительные подрядные сделки, которые закрываются этапами. Есть ремонтные проекты разной длительности. Есть необходимость видеть прибыль не когда объект уже полностью завершен, а по мере его выполнения. И в этом месте Финтабло сильно выигрывает у других решений.

У меня есть практический опыт внедрения учета в данном сервисе, уже использовала Финтабло именно как инструмент автоматизации управленческого учета, ускорения сборки ОДДС, ОПиУ и проектной аналитики. С помощью модуля «Сделки» можно реализовать учет затрат по проектам под конкретные задачи бизнеса.

Мой вывод: Финтабло компании подойдет очень хорошо. Если бы мне нужно было выбрать один из самых точных вариантов именно под этот кейс, Финтабло был бы в числе лидеров.

Финансист – это уже более гибкая и сложная система для финансового планирования, управленческого учета и визуализации данных. Сервисом часто пользуются крупные компании с несколькими юридическими лицами или проектами. Он хорошо подходит для консолидации группы компаний и имеет сильную интеграцию с 1С.

На мой взгляд Финансист подойдет компаниям, у которых хорошо выстроен учет в 1С. В таком случае сервис поможет консолидировать данные из большого количества источников 1С и собрать управленческую отчетность очень гибко под нужды бизнеса и в помощь финансовому директору.

Если бы мне нужно было рекомендовать компании сервис для учета, я бы предложила связку Финтабло и 1С:УНФ. Некоторые предприниматели не понимают или даже боятся 1С, она для них недружелюбна с точки зрения интерфейса. Поэтому для таких целей Финтабло отлично подойдет. И чтобы финансовому директору видеть учет в достаточной аналитике, и чтобы собственнику было удобно пользоваться сервисом в своей работе.

Для бизнеса вроде «Строй Плюс» вопрос выбора сервиса – это не вопрос удобного интерфейса. Это вопрос качества управленческих решений.

Если собственник не видит прибыль по сделкам, не понимает, сколько можно вывести, и держит проектную аналитику в таблицах, он почти неизбежно будет принимать решения с запаздыванием. А в стройке, ремонте и подряде это особенно дорого обходится: там длинный цикл сделки, много ручных операций и высокий риск ошибиться в реальной марже проекта.

Поэтому сервис в такой компании должен решать не абстрактную задачу «вести учет». Он должен помогать отвечать на конкретные вопросы:

● сколько зарабатывает каждый объект;

● какие проекты действительно прибыльны;

● где начинаются кассовые разрывы;

● сколько денег можно вывести без ущерба для бизнеса.

Автор журнала Евгения Филимонова, Финансовый директор, эксперт по автоматизации