Современные реалии требуют от руководителей и предпринимателей все большей продуктивности.
Конкуренция день ото дня растет и давит, количество задач в планере не уменьшается. При этом необходимо находить время для стратегического планирования и развития бизнеса и для жизни.
Но где найти эти часы? Расскажу о том, как найти до 120 свободных часов в месяц (6 часов в день) с помощью делегирования и организации работы ассистента.
ПОСЧИТАТЬ ЦЕННОСТЬ ВРЕМЕНИ
Сколько стоит ваш час? Разделите прибыль вашей компании на количество ваших рабочих часов. Если ваш час работы приносит вам или вашей компании минимум 10 000 рублей, то потеря одного рабочего часа впустую (например, разбор почты) — это не просто простои, это реальные убытки.
Сравните это с работой ассистента, который может выполнять задачи не менее эффективно, но за значительно меньшие деньги.
ОПРЕДЕЛИТЬ ПУЛ ЗАДАЧ ДЛЯ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ
Следующий шаг — выявить задачи, которые нужно делегировать помощнику руководителя. Чаще всего это рутинные, но при этом затратные по времени дела, которые отвлекают от главного продукта руководителя — стратегического планирования и принятия решений.
Все, что не относится к этому, можно и нужно делегировать.
Приведу примеры таких задач:
● КОНТРОЛЬ И ДОВЕДЕНИЕ ДО РЕЗУЛЬТАТА: пообщаться с подрядчиками, придумать оптимальное решение задачи, а к вам прийти с готовым результатом. Это уже стоит того, чтобы взять в команду этого человека.
● ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧ: подготовка расписания, сбор информации от участников, подтверждение явки, заказ места, сбор и организация гостей.
● АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ: подготовка всеми «любимых» отчетов и заполнение таблиц, сбор данных и их оформление для дальнейшего анализа и принятия решения, подготовка документации, управление календарем (внести / согласовать / отменить встречу).
● КОММУНИКАЦИЯ: ответы на сообщения и телефонные звонки, которые не требуют вашего непосредственного участия. Составьте скрипты ответов на часто задаваемые вопросы клиентов, обучите помощника — и наслаждайтесь результатом.
● ИССЛЕДОВАНИЯ: найти информацию, проанализировать конкурентов, собрать актуальные новости в вашей сфере, найти ответ на каждый из вопросов, возникающих у руководителя в течение дня.
Выполнение каждой из этих задач — десятки часов времени, которое вы могли бы потратить на то, что действительно приносит результат: деньги или удовольствие. В зависимости от того, что в приоритете.
ВНЕДРЕНИЕ АССИСТЕНТА В КОМАНДУ
Одно дело нанять человека, а другое — внедрить в процессы так, чтобы все работало бесшовно и эффективно. Ассистент — это не просто человек, который отвечает на звонки: это полноценный член команды, который должен понимать ваши цели и ценности. Поэтому ищите человека, который будет:
● ИНИЦИАТИВНЫМ. Такой человек способен видеть задачи и приступать к решению проблем без вашего указания.
● КОММУНИКАБЕЛЬНЫМ. Умение легко находить общий язык с другими сотрудниками и клиентами — это очень важно.
● ОТВЕТСТВЕННЫМ. Это про понимание того, как важно быть точным в своих действиях и соблюдать сроки и дедлайны.
ОБУЧЕНИЕ И АДАПТАЦИЯ
Не забывайте о необходимости обучения. Ассистент должен быть ознакомлен с вашими процессами, корпоративной культурой и ценностями. Это обеспечит согласованность в работе и избавит от необходимости постоянно все контролировать.
СКРИПТЫ И ИНСТРУКЦИИ
Создайте регламенты, то есть инструкции для выполнения рутинных задач. В них должно быть отражено то, как процессы происходят на практике и какой результат достаточен для вас.
Например, вы можете записать алгоритм первичной переписки с клиентом. Если не понимаете, как описывать процессы — опишите идеальный конечный результат. Например, перед ассистентом стоит задача организовать вам путешествие. Вы можете написать: «Я отдыхаю с 15 по 25 ноября в отеле на Мальдивах, где можно встретить минимум русских туристов. Это должен быть новый отель не ниже 5 звезд. Вилла с собственным пляжем, где можно поплавать с черепахами. Бюджет до 500 тыс. рублей».
ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ И КОНТРОЛЬ РЕЗУЛЬТАТОВ
Ключевой показатель эффективности ассистента — выполненная задача и свободное время руководителя. Вместо того чтобы следить за каждым его шагом, создайте KPI, чтобы оценивать эффективность. Оклад + KPI за выполнение ключевых задач месяца — лучший выбор, который я предлагаю своим клиентам, когда они спрашивают, как платить ассистенту.
Подумайте, на что вы тратите время в течение рабочего дня? Что из этого давно хочется убрать из своей жизни и не делать? Что отнимает силы и время, но при этом не ведет к росту бизнеса? На что вы тратите свои 8 эффективных часов?
Найти еще минимум 120 — это не просто мечта, а вполне достижимая цель. Начните с малого: выпишите всё что делаете в течение дня и честно ответьте, что из этого действительно требует именно вашего участия? Всё остальное — кандидат на делегирование.
Первый освобождённый час покажет: это работает, а дальше — дело практики.
Автор журнала Дарина Коршунова. Серийный предприниматель, бизнес-тренер.
