Кадровый учет ИП: правила, риски, оптимизация

Кадровый учёт для индивидуальных предпринимателей (ИП) — это система оформления трудовых отношений с сотрудниками, которая включает ведение документов, соблюдение норм законодательства и подготовку отчётности. Если ИП нанимает работников по трудовому договору, он обязан вести кадровый учёт. Это позволяет избежать штрафов, правовых споров и обеспечить прозрачность отношений с персоналом.

Сферу трудовых отношений регулируют:

● Трудовой кодекс РФ;
● закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ;
● постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1;
● приказы Росархива от 20.12.2019 №236 и №237.

Основные этапы кадрового учёта

1.Приём на работу.

Потребуется:
● заявление о приёме на работу;
● трудовой договор в двух экземплярах (один остаётся у работника);
● приказ о приёме на работу по форме Т-1;
● личный листок по учёту кадров (форма Т-2);
● трудовая книжка (если ведётся в бумажном виде);
● локальные нормативные акты (ЛНА).

2. Оформление локальных нормативных актов (ЛНА). К ним относятся:

Правила внутреннего трудового распорядка	Устанавливает режим работы, порядок приема, перевода и увольнения сотрудников, основные права и обязанности работников и работодателя; обеспечивает организацию трудовой дисциплины.
Положение об обработке персональных данных сотрудников	Определяет порядок сбора, хранения, использования и защиты персональных данных работников согласно закону от 27.07.2006 №152-ФЗ.
Положение об оплате труда и премировании	Регламентирует систему оплаты труда, размеры и условия выплаты заработной платы, премий и других стимулирующих выплат
Инструкции по охране труда и ведомость ознакомления с ними	Обеспечивают безопасность труда и предотвращение несчастных случаев, а ведомость подтверждает, что сотрудники прошли инструктаж

3.Организационно-распорядительные документы

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, командировках, премировании и т. д.	Распоряжения руководства, которые фиксируют ключевые кадровые события и изменения в трудовых отношениях. Служат основанием для внесения записей в трудовые книжки и подачи ЕФС-1.
Штатное расписание	Документ, в котором перечислены все должности с указанием количества штатных единиц и размеров окладов. На его основе формируется ФОТ.
График отпусков	Помогает организовать работу без простоев, а также обеспечивает соблюдение прав работников на отдых.

4.Документы по учёту рабочего времени

Табель учета рабочего времени	Фиксирует фактически отработанное времени каждым сотрудником.
Трудовые договоры с сотрудниками	Основной документ между работодателем и работником, устанавливает права, обязанности и условия труда.
Личные карточки работников (не обязательны, но можно вести по желанию)	Служат для систематизации и хранения персональных данных, сведений о трудовой деятельности и квалификации сотрудников. Упрощают КУ.
Трудовые книжки (если ведутся в бумажном виде)	Подтверждают трудовой стаж и историю карьеры каждого сотрудника. Сейчас многие специалисты предпочитают электронный формат: это нужно уточнить при трудоустройстве.
Ведомости по зарплате	Фиксируют начисления и выплаты зарплаты каждому сотруднику, необходимы для бухучета и отчетности.

5.Дополнительные документы (по ситуации):

Должностные инструкции (если не все обязанности прописаны в трудовом договоре)	В этом документе подробно описываются функции, права и полномочия для конкретной должности. ДИ помогает четко регламентировать трудовые задачи и избежать разногласий с работником.
Положение о коммерческой тайне	ЛНА, устанавливающий правила защиты конфиденциальной информации бизнеса и обязанности персонала по ее неразглашению.
Договоры о материальной ответственности	Нужны только для сотрудников, которые имеют непосредственный доступ к материальным ценностям и имуществу организации.
Журнал прохождения медосмотров (если требуется по закону)	Нужен для фиксации даты медосмотров тех сотрудников, для кого он обязателен (общепит, водители, операторы тяжелой техники).
График сменности	Нужен при сменном графике, помогает организовать непрерывный производственный процесс.

Риски при нарушении правил кадрового учёта

Отсутствие или неправильное оформление кадровых документов может привести к административной ответственности. Некоторые нарушения и штрафы:

Отсутствие Трудового договора	Штраф от 5 000 до 10 000 рублей ч.4 ст.5.27 КоАП РФ Повтор - от 30 000 до 40 000 рублей
Обработку персональных данных без согласия работника	Штраф от 100 000 до 300 000 рублей ст.13.11 КоАП РФ Повтор - от 300 000 до 500 000 рублей
Задержка зарплаты	Штраф за первое нарушение от 1 000 до 5 000 рублей Повтор - от 10 000 до 30 000 рублей ст.5.27 КоАП РФ Компенсация работнику за каждый день просрочки (1/150 ставки рефинансирования) ст.236 ТК РФ
Ошибки в кадровых документах, отсутствие обязательной документации (штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, приказы о приеме/увольнении и др.)	Штраф от 1 000 до 5 000 рублей ч.1 ст.5.27 КоАП РФ Повтор - от 10 000 до 20 000 рублей
Задержка зарплаты более 3-х месяцев при наличии корысти или личной заинтересованности работодателя	Штраф до 500 000 рублей, принудительные работы до года, арест до 6 месяцев или лишение свободы до года ст. 145.1 УК РФ
Неуплата налогов в крупном размере (свыше 2.7 млн.рублей за 3 года ведения бизнеса)	Штраф от 100 000 до 300 000 рублей, принудительные работы до года, арест до 6 месяцев или лишение свободы до года п. 2 ст.198 УК РФ

Оптимизация кадрового учёта

Облачные сервисы для кадрового учета	● 1С Бухгалтерия ● 1С Зарплата и управление персоналом ● Контур.Персонал ● Сбис.Кадры ● Мое дело ● ЭКДО Работа Россия
Электронные трудовые книжки (ЭТК)	● все данные автоматически передаются в СФР; ● исключается риск потери бумажной книжки; ● доступ работника к сведениям через Госуслуги.
Системы электронного документооборота (ЭДО)	● подписание трудовых договоров и приказов с помощью ЭЦП; ● хранение документов в защищённом облаке; ● быстрый поиск и аудит
Интеграция с банками и платежными системами	● автоматический расчёт и перечисление зарплаты;

Упрощённый порядок для микробизнеса

Для предпринимателей, чей бизнес относится к категории микропредприятий, предусмотрены послабления (закон от 03.07.2006 №348-ФЗ). Микробизнесом считаются предприниматели, если:

● численность нанятых сотрудников не превышает 15 человек;

● годовой доход — не выше 120 млн рублей.

Проверить, относится ли бизнес к микропредприятиям, можно с помощью сервиса Единый реестр субъектов МСП.

Особенности ведения кадрового учёта для микробизнеса:

● Отказ от локальных нормативных актов. Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, за исключением ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК РФ). Например, такие ИП-работодатели могут обойтись без правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, графика сменности и прочих ЛНА, регулирующих трудовые отношения.

● Типовая форма трудового договора. Для микропредприятий утверждена типовая форма трудового договора постановлением Правительства от 27.08.2016 №858. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных.

Важно: как только статус микробизнеса будет утрачен, предприниматель обязан в течение четырёх месяцев перейти к стандартному ведению кадрового учёта.

Дополнительные привилегии для ИП

Даже если ИП не относится к микропредприятиям, он может пользоваться дополнительными привилегиями для работодателя-физлица, которые закреплены в гл. 48 ТК РФ:

● Дополнительные основания для увольнения. Предприниматели вправе закрепить в трудовом договоре свои причины увольнения, если они не дискриминируют работников по полу, возрасту, национальности.

● Сокращённый срок уведомления об изменении условий трудового договора. Вместо двух месяцев — за 14 календарных дней.

● Сокращённый срок предупреждения об увольнении при сокращении штата или закрытии ИП. Предприниматель может сообщить работникам менее чем за два месяца и при этом не выплачивать выходное пособие.

● Право заключать срочные трудовые договоры. Ограничений нет, что удобно для сезонного или проектного характера работы.